Sơ yếu lý lịch là tài liệu quan trọng trong nhiều thủ tục hành chính. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa rõ sơ yếu lý lịch công chứng là gì và cần chuẩn bị những giấy tờ gì. Mẫu sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu? Và sơ yếu lý lịch công chứng thời hạn bao lâu? Hãy cùng khám phá những thông tin cần thiết để bạn có thể thực hiện thủ tục công chứng một cách nhanh chóng và chính xác.
Công chứng là gì?
Công chứng nhằm xác nhận tính hợp pháp và chính xác của các hợp đồng, giao dịch dân sự dưới dạng văn bản hoặc bản dịch các giấy tờ từ tiếng Việt sang ngôn ngữ khác và ngược lại.
Hoạt động này có vai trò đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia, đồng thời tăng cường độ tin cậy và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Công chứng cũng là yếu tố quan trọng để các hợp đồng, giao dịch có giá trị pháp lý và được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận.
Công chứng được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, được thành lập theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.
Công chứng viên là người có trình độ luật sư, được Bộ Tư pháp cấp phép hành nghề và làm việc tại các tổ chức công chứng.
Các loại giao dịch nào phải công chứng?
Theo quy định của pháp luật, có hai loại giao dịch bắt buộc phải công chứng:
- Các giao dịch liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền tài sản khác đối với bất động sản, bao gồm mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn, cho thuê, thuê mua, và các hình thức chuyển nhượng khác.
- Các giao dịch liên quan đến quyền thừa kế hoặc di sản, như di chúc, thừa kế theo pháp luật, thừa kế qua hợp đồng, v.v.
Bên cạnh các giao dịch bắt buộc công chứng, các cá nhân, tổ chức cũng có quyền yêu cầu công chứng cho những hợp đồng, giao dịch khác không nằm trong diện bắt buộc.
Để thực hiện công chứng, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan, như giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu…), giấy tờ về tài sản (sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…), giấy tờ về tình trạng hôn nhân (giấy kết hôn, giấy ly hôn…), và giấy tờ về di sản (giấy khai tử, giấy xác nhận di sản…).
Ngoài ra, người yêu cầu công chứng cần trình bày rõ ý định của mình và các bên liên quan đối với giao dịch. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ và nội dung giao dịch.
Sau khi xác minh, công chứng viên sẽ lập biên bản công chứng, ký tên vào biên bản và yêu cầu người yêu cầu công chứng cùng các bên liên quan ký tên xác nhận. Biên bản công chứng có hiệu lực pháp lý từ thời điểm các bên ký xác nhận.
Sơ yếu lý lịch có phải công chứng không?
Hiện nay, không có quy định nào yêu cầu người dân phải công chứng hay chứng thực khi xin xác nhận sơ yếu lý lịch công chứng. Vậy sơ yếu lý lịch công chứng hay chứng thực? Tuy nhiên, các mẫu sơ yếu lý lịch đều có phần xác nhận từ cơ quan công tác hoặc địa phương nơi đăng ký hộ khẩu.
Theo Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP, tờ khai lý lịch cá nhân có thể được chứng thực chữ ký, nhưng người thực hiện chứng thực chỉ ghi nhận việc chứng thực mà không đưa ra bất kỳ nhận xét gì về nội dung trong tờ khai.
Cũng theo Công văn 1520/HTQTCT-CT của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, trong thời gian chưa có Luật Chứng thực, các Sở Tư pháp được yêu cầu chỉ đạo UBND cấp xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực chữ ký của người khai sơ yếu lý lịch, với việc người khai phải chịu trách nhiệm về nội dung đã kê khai.
Sau khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành, cơ quan này tiếp tục quán triệt về việc chứng thực sơ yếu lý lịch. Cụ thể, UBND cấp xã, phòng tư pháp thuộc UBND cấp huyện, và các Phòng/Văn phòng công chứng chỉ có nhiệm vụ chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch theo quy định tại Mục 3, từ Điều 23 đến Điều 26 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Chứng thực chữ ký được định nghĩa tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực trên các giấy tờ, văn bản.
Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 2 của Luật Công chứng năm 2014, công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản, hoặc tính chính xác của bản dịch giấy tờ từ tiếng Việt sang ngoại ngữ hoặc ngược lại.
Từ các quy định này, có thể khẳng định rằng sơ yếu lý lịch chỉ có thể được chứng thực, chứ không thể công chứng. Do đó, việc gọi là “công chứng Sơ yếu lý lịch” HAY “mẫu sơ yếu lý lịch không cần công chứng” là không chính xác; đúng hơn, phải là “chứng thực sơ yếu lý lịch”.
Sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu?
Sơ yếu lý lịch công chứng ở nơi tạm trú được không? Sơ yếu lý lịch công chứng ở văn phòng công chứng được không? UBND phường có công chứng sơ yếu lý lịch không? Đây là thắc mắc cũng như là câu hỏi của nhiều người. Vậy sơ yếu lý lịch công chứng tại đâu?
Theo khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch có thể chọn một trong các cơ quan, tổ chức sau để thực hiện chứng thực:
- Phòng Tư pháp cấp huyện, do Trưởng phòng hoặc Phó phòng thực hiện;
- Ủy ban nhân dân cấp xã, do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch thực hiện;
- Phòng công chứng, Văn phòng công chứng, do công chứng viên thực hiện;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự, và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự thực hiện.
Văn phòng công chứng có xác nhận sơ yếu lý lịch không? Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Vì vậy, người yêu cầu có thể lựa chọn bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực ở địa phương nào để thực hiện chứng thực sơ yếu lý lịch.
Thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch như thế nào?
Các giấy tờ cần thiết
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015, để thực hiện chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, người yêu cầu cần xuất trình các giấy tờ sau:
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;
- Sơ yếu lý lịch.
Trong quá trình chứng thực, người thực hiện sẽ kiểm tra các giấy tờ này và xác nhận rằng người yêu cầu không được chứng thực chữ ký của mình. Sau đó, người yêu cầu phải ký trước mặt người chứng thực. Người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành các bước sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với các giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên, lời chứng sẽ được ghi vào trang cuối cùng. Nếu giấy tờ có từ hai tờ trở lên, cần đóng dấu giáp lai.
Trong trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa hoặc một cửa liên thông, công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra các giấy tờ. Nếu đủ điều kiện chứng thực, họ sẽ yêu cầu người yêu cầu ký vào giấy tờ và chuyển cho người có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực.
Quy trình chứng thực sơ yếu lý lịch
Chứng thực sơ yếu lý lịch là một thủ tục pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của bản sơ yếu lý lịch. Quy trình chứng thực sơ yếu lý lịch bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Bạn cần chuẩn bị bản sơ yếu lý lịch và bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ cần được nộp tại các cơ quan chứng thực có thẩm quyền như UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Bạn sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình.
Bước 3: Kiểm tra hồ sơ và ký chứng thực. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ và nội dung sơ yếu lý lịch.
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, bạn sẽ ký vào sơ yếu lý lịch, người chứng thực sẽ ghi lời chứng theo mẫu, ký và đóng dấu của cơ quan tổ chức chứng thực.
- Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc có vấn đề không rõ ràng, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ.
Ngoài ra, người thực hiện chứng thực cần đảm bảo:
- Người yêu cầu chứng thực có đầy đủ nhận thức và làm chủ hành vi của mình tại thời điểm chứng thực.
- Các trường hợp chứng thực phải tuân thủ đúng quy định pháp luật và không vi phạm pháp luật.
Nếu sơ yếu lý lịch có từ hai trang trở lên, cần ghi lời chứng vào trang cuối và đóng dấu giáp lai đầy đủ.
Bước 4: Nhận kết quả chứng thực. Sau khi hoàn tất các bước, bạn sẽ nhận được kết quả chứng thực sơ yếu lý lịch và thanh toán phí chứng thực theo quy định.
Quá trình chứng thực sơ yếu lý lịch giúp tăng cường tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người yêu cầu.
Thời hạn thực hiện
Vậy sơ yếu lý lịch công chứng có hiệu lực bao lâu? Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2015, thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực phải được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ, hoặc vào ngày làm việc tiếp theo nếu yêu cầu được nộp sau 15 giờ.
Chứng thực sơ yếu lý lịch bao nhiêu tiền?
Theo Quyết định 1024/QĐ-BTP năm 2018, mức lệ phí cho thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch được quy định như sau:
- Tại Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh và UBND cấp xã: 10.000 đồng mỗi trường hợp.
- Tại các tổ chức hành nghề công chứng: 10.000 đồng mỗi trường hợp.
Lưu ý: “Trường hợp” được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một tờ sơ yếu lý lịch.
Một số lưu ý khi chứng thực sơ yếu lý lịch
Theo quy định tại Điều 25, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp sau đây sẽ không được thực hiện chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch:
- Người yêu cầu chứng thực không đủ nhận thức để thực hiện hành vi của mình tại thời điểm chứng thực.
- Giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực đã hết hiệu lực hoặc bị làm giả.
- Sơ yếu lý lịch có nội dung vi phạm pháp luật, trái với đạo đức xã hội, hoặc chứa các thông tin tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống đối Đảng, Nhà nước, hoặc xúc phạm uy tín, danh dự, nhân phẩm của tổ chức, cá nhân khác.
- Sơ yếu lý lịch hay sơ yếu lý lịch công chứng pdf có chứa thông tin liên quan đến hợp đồng giao dịch.
Những lưu ý khi chứng thực
Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục làm sơ yếu lý lịch công chứng 2024 mà bạn cần nắm rõ:
1) Đối với người yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch:
- Bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của các thông tin trong tờ khai lý lịch cá nhân. Việc cung cấp thông tin sai lệch hoặc vi phạm pháp luật sẽ gây hậu quả nghiêm trọng.
- Không được ký vào sơ yếu lý lịch trước khi gặp người thực hiện chứng thực. Bạn chỉ được ký trước mặt người chứng thực và cần phải gạch chéo các mục không có thông tin.
- Bạn cần mang theo bản chính hoặc bản sao có chứng thực của CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu bạn ở nước ngoài, giấy tờ tùy thân cần được cấp bởi cơ quan ngoại giao Việt Nam.
- Bạn có thể nộp hồ sơ tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực, không nhất thiết phải là nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
- Phí chứng thực cần được thanh toán khi nhận kết quả chứng thực.
2) Đối với người thực hiện chứng thực:
- Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của các thông tin do người yêu cầu chứng thực cung cấp.
- Không được nhận xét về nội dung liên quan đến chính trị, chủ trương, hay quy định của Đảng và Nhà nước vào sơ yếu lý lịch. Công việc của bạn chỉ là xác nhận chữ ký trong phần chứng thực.
- Cần kiểm tra kỹ thông tin trong sơ yếu lý lịch, đối chiếu với giấy tờ nhân thân của người yêu cầu chứng thực để đảm bảo sự khớp đúng.
- Các mục không có nội dung trong tờ khai cần phải được gạch chéo trước khi chứng thực.
- Bạn cần xác nhận rằng người yêu cầu chứng thực có đủ khả năng nhận thức và làm chủ hành vi tại thời điểm chứng thực.
- Đảm bảo rằng các thông tin cần chứng thực không vi phạm pháp luật hiện hành.
Hy vọng qua bài viết này, người dùng đã nắm rõ các bước và yêu cầu khi làm sơ yếu lý lịch công chứng, xác nhận sơ yếu lý lịch cần mang theo gì và những lưu ý khi thực hiện mẫu sơ yếu lý lịch công chứng tại địa phương.
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hiểu rõ quy trình xác nhận sơ yếu lý lịch ở phòng công chứng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác khi thực hiện thủ tục. Với những thông tin hữu ích này, bạn hoàn toàn có thể tự tin hoàn tất công chứng sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương một cách nhanh chóng và thuận tiện.
