Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp gây dấu ấn với nhà tuyển dụng

Nhận được thư mời phỏng vấn là một bước tiến quan trọng trên con đường tìm kiếm công việc. Tuy nhiên, để tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu và tăng cơ hội trúng tuyển, cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn một cách chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết giúp bạn xây dựng một email xác nhận phỏng vấn ấn tượng, chinh phục nhà tuyển dụng ngay từ những dòng đầu tiên nhé!

Vì sao cần phải phản hồi email phỏng vấn?

Phản hồi thư mời phỏng vấn thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên

Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn ngắn gọn, ngay lập tức cho thấy bạn thực sự quan tâm đến vị trí công việc và sẵn sàng dành thời gian cho buổi phỏng vấn. Điều này tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Một email phản hồi được soạn thảo cẩn thận, lịch sự và đúng thời gian sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

Bạn có thể tận dụng cơ hội này để xác nhận lại một số thông tin quan trọng như ngày giờ, địa điểm phỏng vấn, người phỏng vấn, hoặc hỏi thêm về những vấn đề bạn chưa rõ.

Việc phản hồi email mời phỏng vấn là một quy tắc ứng xử cơ bản trong quá trình tìm việc. Nó không chỉ thể hiện sự quan tâm của bạn mà còn giúp bạn tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp và ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.

Cách phản hồi thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp

Phản hồi email phỏng vấn càng sớm càng tốt

Khi nhận được thư mời phỏng vấn, cách trả lời email xác nhận thông tin càng sớm càng tốt là rất quan trọng. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng mà còn cho thấy bạn thực sự quan tâm đến cơ hội việc làm này.

Thông thường, bạn nên cố gắng trả lời trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thư mời. Nếu bạn đồng ý tham gia phỏng vấn, hãy xác nhận thời gian và địa điểm đã đề xuất, hoặc nếu cần thiết, bạn có thể yêu cầu thay đổi lịch phỏng vấn một cách lịch sự. Một phản hồi kịp thời sẽ tạo ấn tượng tích cực và giúp bạn nổi bật hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

Cách viết tiêu đề email trả lời phỏng vấn

Khi viết tiêu đề email để phản hồi thư mời phỏng vấn, bạn nên giữ cho nó ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp. Một tiêu đề phù hợp có thể là “Xác nhận tham gia phỏng vấn – [Tên của bạn]” hoặc “Phản hồi thư mời phỏng vấn – [Tên vị trí ứng tuyển]”.

Việc sử dụng tên vị trí ứng tuyển trong tiêu đề giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện nội dung email của bạn ngay từ cái nhìn đầu tiên. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng tiêu đề không chứa bất kỳ từ ngữ không chính thức nào để duy trì tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Cách viết nội dung đầy đủ cho thư phản hồi phỏng vấn

Lời chào mở đầu

Khi bắt đầu thư phản hồi, bạn nên sử dụng một lời chào lịch sự và phù hợp để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Ví dụ, bạn có thể viết: “Kính gửi [Tên người nhận]” hoặc “Chào [Tên người nhận]”. Nếu bạn không biết tên cụ thể của người nhận, có thể sử dụng “Kính gửi Ban tuyển dụng” để vẫn giữ được tính trang trọng.

Mục đích của email

Trong phần này, cách trả lời thư mời nhận việc là hãy nêu rõ mục đích của email để người nhận hiểu ngay lý do bạn viết thư. Bạn có thể viết: “Tôi viết email này để xác nhận rằng tôi đã nhận được thư mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].” Câu này giúp nhà tuyển dụng biết rằng bạn đã đọc và hiểu thông tin trong thư mời.

Gửi lời cảm ơn

Lời cảm ơn là không thể thiếu khi trả lời thư mời phỏng vấn

Gửi lời cảm ơn chân thành là một phần quan trọng trong thư phản hồi. Điều này không chỉ thể hiện sự khiêm tốn mà còn làm tăng thiện cảm từ phía nhà tuyển dụng. Bạn có thể viết: “Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi và mời tôi tham gia phỏng vấn. Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong muốn được gặp gỡ để thảo luận thêm về vị trí.”

Xác nhận tham dự buổi phỏng vấn

Xác nhận tham dự buổi phỏng vấn là một phần không thể thiếu trong thư phản hồi. Hãy nêu rõ thời gian và địa điểm mà nhà tuyển dụng đã đề xuất. Ví dụ: “Tôi xin xác nhận rằng tôi sẽ tham dự buổi phỏng vấn vào lúc [Thời gian] tại [Địa điểm]. Tôi rất mong được gặp gỡ và trao đổi thêm về cơ hội làm việc tại công ty.”

Sẵn sàng cung cấp thông tin và chuẩn bị cần thiết

Hãy thể hiện sự chủ động trong suốt quá trình phỏng vấn

Trong phần này, bạn nên thể hiện sự chủ động và sẵn sàng hỗ trợ nhà tuyển dụng trong quá trình chuẩn bị cho buổi phỏng vấn. Bạn có thể viết: “Nếu quý công ty cần thêm thông tin nào khác từ tôi, hoặc nếu có tài liệu nào mà tôi nên chuẩn bị trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết. Tôi rất sẵn lòng cung cấp bất kỳ thông tin nào cần thiết để giúp buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi.”

Kết thúc email chuyên nghiệp

Khi kết thúc email, hãy đảm bảo rằng bạn duy trì tính chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn có thể sử dụng mẫu email phản hồi tuyển dụng như: “Một lần nữa, tôi xin cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi và tạo cơ hội phỏng vấn. Tôi rất mong được gặp gỡ và trao đổi thêm về vị trí này.” Sau đó, hãy chuyển sang phần ký tên.

Chữ ký email

Cuối cùng, chữ ký email là phần quan trọng để cung cấp thông tin liên lạc của bạn một cách rõ ràng. Bạn nên bao gồm họ tên đầy đủ của mình, chức danh (nếu có), số điện thoại và địa chỉ email để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc lại với bạn. Ví dụ:

Trân trọng,

[Họ và tên]

[Chức danh (nếu có)]

[Số điện thoại]

[Địa chỉ email]

Mẹo hay khi viết email phản hồi thư mời phỏng vấn

Phản hồi thư mời phỏng vấn trong vòng 24h là quan trọng

Cố gắng trả lời thư mời phỏng vấn trong vòng 24 giờ. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và sự quan tâm của bạn đối với cơ hội việc làm.
Tránh viết quá dài dòng; hãy đi thẳng vào vấn đề. Sử dụng các câu ngắn gọn, dễ hiểu để người nhận có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng.
Tiêu đề email nên rõ ràng và liên quan đến nội dung, ví dụ: “Xác nhận tham gia phỏng vấn – [Tên của bạn]” hoặc “Phản hồi thư mời phỏng vấn – [Tên vị trí]”.
Đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn và mời bạn tham gia phỏng vấn.
Khi xác nhận tham dự buổi phỏng vấn, hãy nhắc lại thời gian và địa điểm mà họ đã đề xuất để tránh nhầm lẫn.
Trả lời thư mời phỏng vấn lần 2 đồng nghĩa bạn đã tiến thêm một bước chinh phục vị trí ứng tuyển. Hãy cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn sẵn sàng cung cấp thêm thông tin hoặc tài liệu cần thiết để hỗ trợ cho buổi phỏng vấn.
Trước khi gửi email, hãy đảm bảo rằng không có lỗi chính tả hay ngữ pháp nào. Một email không chỉn chu có thể tạo ấn tượng xấu về bạn.
Trả lời thư mời phỏng vấn tiếng anh là cần thiết nếu bạn nhận được thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh. Đây cũng là dịp thể hiện trình độ tiếng Anh của bạn.
Trong chữ ký email, hãy bao gồm họ tên, số điện thoại và địa chỉ email của bạn để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc lại.

Top 10 mẫu email xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp

Hãy tham khảo các mẫu trả lời thư mời phỏng vấn

Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của buổi phỏng vấn. Bằng cách tuân thủ những gợi ý trên, bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ đầu và tăng cơ hội được lựa chọn. Chúc bạn thành công trong buổi phỏng vấn sắp tới!