Sau khi kết thúc phỏng vấn cho vị trí công việc mơ ước, không ít ứng viên cảm thấy hồi hộp và không ngừng mong chờ kết quả. Lúc này, viết một mail hỏi kết quả phỏng vấn không chỉ là cách giúp bạn cập nhật thông tin, thể hiện sự quan tâm đến vị trí công việc, mà còn là tạo được ấn tượng tích cực đến nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, làm thế nào để viết email vừa chuyên nghiệp vừa hiệu quả? Trong bài viết này, Fastlane sẽ hướng dẫn cho bạn cách soạn thảo email hỏi kết quả phỏng vấn một cách lịch sự, khéo léo, có khả năng được phản hồi cao nhất.
Lý do nên viết email hỏi kết quả phỏng vấn
Thông thường, sau khi kết thúc một buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ thông báo một mốc thời gian dự kiến cụ thể nào đó, để gửi thông báo phản hồi kết quả cho ứng viên. Dẫu vậy, điều này không có nghĩa là nhà tuyển dụng nào cũng đề cập đến vấn đề này.
Nếu đã chờ đợi một thời gian đủ dài mà vẫn chưa nhận được bất kỳ phản hồi nào của nhà tuyển dụng thì ứng viên nên cân nhắc đến việc gửi mail để hỏi về kết quả phỏng vấn. Điều này không chỉ giúp ứng viên tiết kiệm thời gian, mà còn để đảm bảo bạn không đánh mất những cơ hội tốt khác.
Ngoài ra, việc chủ động gửi mail còn cho thấy bạn là một ứng viên chuyên nghiệp, nhiệt huyết và thật sự mong muốn được trở thành một phần của công ty.
Tại sao nhà tuyển dụng không phản hồi mail hỏi kết quả
Trên thực tế, sau khoảng 2 tuần kể từ khi kết thúc buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gửi phản hồi kết quả cho ứng viên. Tuy nhiên, nếu đã vượt qua thời gian này, mà bạn vẫn chưa nhận được hồi âm nào từ nhà tuyển dụng, thì rất có thể bởi một số nguyên nhân chính dưới đây:
- Không trúng tuyển: trường hợp không may nhất đó là bạn không được chọn nên nhà tuyển dụng không đưa ra phản hồi. Tuy rằng, việc không trả kết quả phỏng vấn cho ứng viên, dù không trúng tuyển đi chăng nữa, là điều không nên xảy ra ở những nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, nhưng thực tế vẫn có những trường hợp như vậy.
- Có quá nhiều ứng viên nên chưa xem xét đến trường hợp của bạn: điều này thường xuyên diễn ra nếu bạn ứng tuyển vào những công ty, tập đoàn lớn hoặc ở những nơi cần tuyển một lượng lớn nhân sự.
- Nhà tuyển dụng đã chọn được ứng viên, nhưng bạn thuộc nhóm ứng viên tiềm năng, nên họ muốn lưu hồ sơ cho đợt tuyển dụng sau, hoặc khi có một vị trí nào đó phù hợp hơn.
- Quy trình tuyển dụng: các công ty lớn hoặc tập đoàn thường có quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, chặt chẽ, nên hồ sơ ứng viên phải được đánh giá qua nhiều vòng và qua nhiều phòng ban khác nhau. Vì vậy, nếu thời gian phản hồi quá lâu thì rất có thể đến từ sự phức tạp trong quy trình tuyển dụng cũng như các bài test đầu vào mà tổ chức thực hiện.
Dưới đây là những lý do phổ biến dẫn đến việc nhà tuyển dụng không gửi mail kết quả phỏng vấn cho bạn. Lúc này, việc gửi một mail hỏi kết quả phỏng vấn là điều hoàn toàn hợp lý, thể hiện rõ sự quan tâm của bạn đến vị trí tuyển dụng và mong muốn được gia nhập công ty. Dẫu vậy, bạn nên chú ý đến cách dùng từ và diễn đạt trong email để tránh để lại ấn tượng rằng bạn quá vội vàng hoặc thiếu tôn trọng với nhà tuyển dụng.
Bật mí cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn từ A – Z
Để viết được một email hỏi kết quả phỏng vấn chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo ngay những gợi ý dưới đây:
Viết tiêu đề email
Tiêu đề email nên ngắn gọn, không cần quá dài, trong khoảng 50 ký tự (kể cả khoảng trắng) là lý tưởng nhất. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể xem đầy đủ tiêu đề của bạn mà không bị cắt ngắn. Tuy nhiên, nếu không thể trình bày trong 50 ký tự, thì bạn nên đảm bảo rằng các thông tin quan trọng nhất bao gồm mục đích mail (hỏi kết quả phỏng vấn), họ tên, vị trí ứng tuyển, ngày phỏng vấn và mã ứng viên (nếu có), đã được hiển thị đầy đủ trong 50 ký tự đầu tiên.
Lời chào
Khi viết email bạn nên bắt đầu phần nội dung bằng một lời chào để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người nhận thư. Nếu biết rõ người nhận là ai, bạn nên gửi lời chào cụ thể đến họ thay vì sử dụng một lời chào chung chung.
Bạn có thể bắt đầu bằng những lời chào đơn giản, không quá trang trọng, nhưng vẫn lịch sự và dễ dàng tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng như “Kính chào”, “Kính gửi”, “Dear”,… Hơn nữa, nếu không chắc về việc ai là người thông báo kết quả phỏng vấn, thì bạn có thể gửi mail đến người mời bạn phỏng vấn trước đó. Nếu không có thẩm quyền trong việc thông báo, thì họ có thể giúp bạn kiểm tra hoặc chuyển email đến bộ phận tuyển dụng.
Phần nội dung email
Phần nội dung chính của email phải bao gồm đầy đủ các phần sau:
- Giới thiệu về bản thân: trong mail hỏi kết quả phỏng vấn bạn phải trình bày rõ họ tên, ngày giờ phỏng vấn, vị trí phỏng vấn, để nhà tuyển dụng không bị nhầm lẫn bạn với những ứng viên khác.
- Lời cảm ơn: một lời cảm ơn chân thành không chỉ thể hiện sự trân trọng đối với công việc, hay để ghi điểm với nhà tuyển dụng. Mà còn thể hiện sự biết ơn khi nhà tuyển dụng dành thời gian cho bạn.
- Hỏi kết quả phỏng vấn: nội dung của email cần được duy trì thái độ tích cực, lịch sự, khéo léo, không nên sử dụng từ ngữ thô lỗ, hoặc bày tỏ sự thất vọng, để nhà tuyển dụng có cái nhìn không tốt về bạn, tệ hơn có thể khiến bạn mất việc đấy.
- Bổ sung thêm thông tin cho buổi phỏng vấn: bạn nên một lần nữa bày tỏ sự quan tâm của bản thân đối với vị trí công việc. Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung điểm mạnh, hay những kỹ năng mà bản thân chưa có cơ hội nhắc đến trong buổi phỏng vấn trước đó.
Việc tổ chức cấu trúc nội dung email một cách logic, chuyên nghiệp, lịch sử có thể giúp bạn tạo ấn tượng tích cực đến nhà tuyển dụng.
Phần kết mail
Kết thúc mail hỏi kết quả phỏng vấn bằng một lời cảm ơn và lời chúc chân thành đến nhà tuyển dụng là một cách tuyệt vời để bạn thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp. Dù kết quả phỏng vấn như thế nào thì hành động này cũng giúp bạn ghi điểm và tạo ấn tượng tích cực đến nhà tuyển dụng. Ngoài ra, bạn cũng không nên nhấn mạnh mong muốn được phản hồi trong thời gian sớm nhất, vì đây mới chính là mục tiêu cốt lõi của email này.
Điền chữ ký mail
Cuối cùng, đừng quên lời chào thân ái, chữ ký và thông tin liên lạc của bạn ở cuối thư nhé. Việc này không chỉ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn khi cần thiết, mà còn thể hiện được tinh thần chủ động trong việc giao tiếp, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi kết nối sau này.
Chia sẻ một số mẫu thư hỏi kết quả xin việc
Nếu bạn vẫn băn khoăn và không biết viết mail hỏi kết quả phỏng vấn như thế nào cho chuyên nghiệp và lịch sự thì có thể tham khảo ngay một số ví dụ dưới đây:
Mẫu bằng tiếng Việt
Mẫu số 1
Tiêu đề thư: Thư hỏi kết quả phỏng vấn_Trần Thị A_Vị trí nhân viên Kế toán_Ngày 19/10/2024
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng], hoặc Anh/chị (tên nhà tuyển dụng).
Tôi là Trần Thị A, ứng viên đã tham gia phỏng vấn cho vị trí nhân viên Kế toán vào ngày 19/10/2024 lúc 15h00. Kể từ ngày tham gia phỏng vấn, đã 2 tuần trôi qua nhưng tôi vẫn chưa nhận được phản hồi từ anh/chị. Tôi viết thư này để này kính mong nhận được tiến trình tuyển dụng và kết quả buổi phỏng vấn của mình.
Tôi rất cảm ơn cơ hội được gặp gỡ và trao đổi với quý công ty. Qua cuộc phỏng vấn, tôi càng cảm nhận rõ sự phù hợp giữa bản thân với môi trường làm việc tại [Tên công ty]. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán, tôi tin rằng mình có thể đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của công ty.
Rất mong sớm nhận được phản hồi tích cực từ quý công ty về kết quả phỏng vấn. Tôi rất hào hứng với cơ hội được gia nhập và cống hiến cho [Tên công ty].
Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả!
Trân trọng,
Trần Thị A
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu số 2
Tiêu đề thư: Thư hỏi kết quả phỏng vấn_[Tên của bạn]_[Tên vị trí]_Phỏng vấn 19/10/2024
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng], hoặc Anh/chị (tên nhà tuyển dụng).
Tôi là [Tên của bạn], đã tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí] vào ngày giờ [ngày giờ phỏng vấn]. Tôi viết email này để theo dõi về quy trình tuyển dụng, vì đã qua hai tuần kể từ buổi phỏng vấn mà tôi vẫn chưa nhận được phản hồi về kết quả. Sau buổi phỏng vấn, tôi rất hào hứng với cơ hội gia nhập [Tên công ty] và tin rằng mình có thể đóng góp tích cực cho đội ngũ. Với những [liệt kê điểm mạnh của bạn, ví dụ: kinh nghiệm, kỹ năng cụ thể], tôi cảm thấy rằng mình hoàn toàn phù hợp với mục tiêu và văn hoá của doanh nghiệp.
Rất mong nhận được phản hồi từ bạn về tình trạng ứng tuyển của tôi. Tôi cảm ơn công ty vì đã dành thời gian phỏng vấn và xem xét hồ sơ của tôi.
Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Email của bạn]
Mẫu số 3
Tiêu đề thư: Thư hỏi kết quả phỏng vấn_[Tên của bạn]_[Tên vị trí]_Phỏng vấn 19/10/2024
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng], hoặc Anh/chị (tên nhà tuyển dụng).
Tôi là [Tên của bạn], người đã tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí] vào ngày/giờ [ngày/giờ phỏng vấn]. Tôi muốn gửi email này để theo dõi kết quả phỏng vấn cũng như bày tỏ sự quan tâm sâu sắc của mình đối với cơ hội gia nhập [Tên công ty].
Trong buổi phỏng vấn, tôi rất ấn tượng với tầm nhìn và giá trị văn hoá mà công ty theo đuổi. Tôi tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong [nêu những điểm mạnh liên quan đến vị trí], tôi có thể đóng góp tích cực cho đội ngũ, từ đó nâng cao giá trị và hỗ trợ sự phát triển chung của công ty.
Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn và hy vọng có cơ hội trở thành một phần của [Tên công ty]. Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Email của bạn]
Mẫu bằng tiếng Anh
Mẫu số 1:
Subject: Interview Outcome Inquiry_[Your Name]_[Position Name]_Interview on 19/10/2024
Dear [Hiring Manager’s Name or Hiring Department],
My name is [Your Name], and I had the pleasure of interviewing for the [Position Name] on [Date/Time of Interview]. I wanted to take a moment to follow up on the status of my application and to reiterate my strong interest in joining [Company Name].
I truly enjoyed our conversation and was particularly impressed by the company’s vision and commitment to [mention a specific value or project discussed during the interview]. I believe my background in [mention relevant experience or skills] aligns well with the goals of your team. I am excited about the possibility of contributing to [Company Name] and helping to drive [specific goals or projects relevant to the position].
I understand that the hiring process can take time, but I would appreciate any updates you might have regarding my application status. Thank you for considering my candidacy. I look forward to the possibility of working together and contributing to the success of [Company Name].
Best regards,
[Your Name]
[Your Phone Number]
[Your Email Address]
Mẫu số 2:
Subject: Interview Outcome Inquiry_[Your Name]_[Position Name]_Interview on 19/10/2024
Dear [Hiring Manager’s Name or Recruitment Team],
I am [Your Name], who interviewed for the [Position Name] on [Date/Time of Interview]. I am writing this email to follow up on the interview results and to express my sincere interest in the opportunity to join [Company Name].
During the interview, I was very impressed by the vision and cultural values that the company upholds. I believe that with my experience and skills in [mention relevant strengths related to the position], I can make a positive contribution to the team, thereby enhancing value and supporting the overall growth of the company.
I look forward to hearing from you and hope to have the opportunity to become a part of [Company Name]. Thank you for taking the time to consider my application.
Wishing you a productive day!
Best regards,
[Your Name]
[Your Phone Number]
[Your Email Address]
Điều cần quan tâm khi viết mail hỏi kết quả phỏng vấn
Để đảm bảo mail hỏi kết quả phỏng vấn của mình được chuyên nghiệp, lịch sự, có khả năng nhận được phản hồi cao, thì bạn nên chú ý đến những vấn đề sau:
- Về độ dài: trình bày email hỏi kết quả phỏng vấn ở độ dài vừa phải, không quá dài cũng không quá ngắn, lý tưởng nhất là khoảng 200 – 300 từ. Đặc biệt, bạn không nên viết quá dài, từ 500 từ trở lên, vì nhà tuyển dụng thường rất bận, nên có xu hướng không muốn đọc email quá dài. Ngược lại, một email quá ngắn, chỉ có duy nhất câu hỏi sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá không tốt về bạn.
- Không dùng những icon cảm xúc: những icon cảm xúc sẽ làm email của bạn kém chuyên nghiệp và không nghiêm túc.
- Ngôn từ lịch sự, điềm đạm: cho dù bạn có nóng lòng biết kết quả như thế nào thì cũng hãy bình tĩnh, không nên thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bản thân trong email bằng những câu như “tôi đã phải đợi rất lâu” hay “vì công ty mà tôi đã bỏ lỡ cơ hội ở công ty ABC…” . Mà thay vào đó, hãy thể hiện sự quan tâm và mong muốn gia nhập công ty một cách tích cực, lịch sự nhất có thể.
- Kiểm tra trước khi gửi mail: từ những lỗi lớn như lỗi chính tả, lỗi gõ văn bản, hay đến những lỗi nhỏ như gõ sai khoảng trắng, dấu phẩy đặt liền sau ký tự gần nhất, v.vv.. đều có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Do đó, hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng nội dung email trước khi nhấn gửi đi.
- Tạo chữ ký để email của bản thân thêm chuyên nghiệp.
- Gọi điện hỏi kết quả: trên thực tế, không phải email là cách duy nhất giúp bạn biết được kết quả phỏng vấn. Nếu email của bạn đã được gửi nhưng vẫn không nhận được phản hồi thì rất có thể email của bạn đã bị đưa vào phần thư spam. Lúc này, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc đến phương án gọi điện cho nhà tuyển dụng để hỏi kết quả. Tuy nhiên, cách này chỉ dùng khi thực sự cần thiết, bởi sau khi tiếp nhận thông tin bất ngờ từ bạn, nhà tuyển dụng thường cần thời gian để kiểm tra hồ sơ, nên thường cũng không thể đưa ra phản hồi ngay lập tức.
- Trước khi gửi email. hãy kiểm tra địa chỉ email và tên người nhận thật cẩn thận để đảm đảm bảo gửi đúng người.
- Bạn có thể gửi mail hỏi kết quả phỏng vấn trong luồng mail thư mời phỏng vấn mà bạn nhận được. Để nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi, và chắc chắn nội dung mail của bạn không bị đưa vào mục spam.
- Nếu kết quả phỏng vấn không như mong đợi, thì bạn cũng nên gửi một email cảm ơn lịch sự. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng, và gia tăng cơ hội được mời phỏng vấn lần sau, nếu có vị trí phù hợp.
- Trong trường hợp nhận được email phản hồi là hồ sơ của bạn đang xem xét thì bạn nên hỏi lại mốc thời gian nhận được thông báo chính thức, để cân nhắc đến việc tìm kiếm cơ hội mới.
Một mail hỏi kết quả phỏng vấn ngắn gọn, chuyên nghiệp, lịch sự không chỉ thể hiện sự quan tâm của bạn đến vị trí tuyển dụng mà còn giúp tạo ấn tượng đến với nhà tuyển dụng. Do đó, hy vọng sau những chia sẻ của Fastlance bạn đã biết cách nên viết mail hỏi kết quả phỏng vấn như thế nào, từ đó tự tin hơn khi giao tiếp với nhà tuyển dụng.
